Jak zorganizować swoje życie? Stwórz listę projektów.

Jak zorganizować swoje życie

Znasz to skądś?

Pamiętasz może sytuację w której, spotykasz swojego znajomego i w tym momencie przypomina Ci się, że już dawno obiecałeś mu oddać książkę? Czy w Twojej szufladzie nie leży czasem latarka, która od 3 lat czeka na nowe baterie? A może przypominasz sobie Twój ostatni egzamin, na który zacząłeś się uczyć dopiero dwa dni wcześniej? Czy nie obiecałeś sobie czasem 4 lata temu, że za tydzień zapiszesz się na lekcje tańca?

Zapominalstwo i bałaganiarstwo to nie Twoja wina.

Powyższe pytania najprawdopodobniej nie dotyczą Ciebie bezpośrednio. Jednak ułożyłem je w taki sposób, abyś jak najłatwiej mógł przypomnieć sobie swoje problemy, nieukończone lub nawet nie zaczęte zobowiązania i zaległości. Czemu ich nie zrealizowałeś? Coś z Tobą nie tak? Jesteś mało inteligentny i zapominalski? Spokojnie, pocieszę Cię, że tak nie jest:) Po prostu jesteś… jak każdy. Niektórzy poradzili sobie już z organizacją zadań do tego stopnia, że uważamy ich za bardzo produktywnych, inni jeszcze nie znaleźli sposobu na zorganizowanie siebie.

Jakaś tam metoda ma mi pomóc w organizacji mojego życia?

Odpowiem Ci krótko: nic nie musisz. Jeżeli uważasz, że funkcjonujesz efektywnie i masz dużo wolnego czasu, nawet wskazane jest abyś nic nie zmieniał. Artykuł jest dla tych, którzy, podobnie jak ja, chcą się doskonalić i szukają skutecznego narzędzia do poprawy efektywności. Opisany poniżej sposób nie jest moim wymysłem, jest to część znanego na całym świecie systemu organizacji zadań o nazwie GTD. W tym artykule opisuję  tylko małą jego część. Bardzo łatwą i skuteczną. No więc jak zorganizować swoje życie?

Lista projektów

Cała sztuka opiera się na stworzeniu i utrzymaniu Listy Projektów – spisu rzeczy, który będziesz przechowywać w wygodnym dla siebie miejscu (notesie, telefonie itp.), do którego zawsze będziesz mieć wgląd (przykład takiej listy umieściłem na końcu wpisu). Dobrze wiesz, że dzienne listy zadań nie zawsze działają, ponieważ nieoczekiwane okoliczności potrafią rozsypać plan w drobny mak. Tutaj potrzeba czegoś bardziej elastycznego.

A cóż to takiego jest Projekt?

Przez Projekt powinieneś rozumieć każde Twoje zadanie, każdy problem, który zaprząta Ci głowę. Może to być także zadanie dla kogoś innego, które Ty delegujesz i oczekujesz rezultatu. Aby za dużo nie teoretyzować, napisałem przykładowy spis projektów z Listy Projektów:

  • powiesić zdjęcia w kuchni,
  • porozmawiać z szefem o podwyżce,
  • zapisać Krzysia do przedszkola,
  • naprawić klocki hamulcowe,
  • wynieść deski z komórki
  • zerwać umowę z dostawcą internetu
  • zapisać się na zajęcia fitness
  • wysłać Annie zdjęcia z wycieczki
  • zaktualizować system na laptopie
  • itp..

Jak widzisz projektem jest wszystko, co wymaga od Ciebie podjęcia większego działania. Uwzględnij tutaj także swoje czynności służbowe. Rozdzielanie zadań służbowych od osobistych ma sens, ale pamiętaj, że wszystkie te zadania dotyczą jednej, niepodzielnej osoby – Ciebie.

Co nie jest projektem?

Na Liście Projektów nie umieszczaj zadań, które wykonasz odrazu. Nie pisz: „wysłać wskazania liczników”, ponieważ zajmie Ci to prawdopodobnie tyle samo czasu co wykonanie tej czynności i zapewnienie sobie świętego spokoju. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu jest to czynność złożona (np. przed odczytaniem wskazań liczników musisz pojechać do sklepu po specjalny klucz do szafki) to powinieneś zakwalifikować to zadanie jako projekt.

Generowanie listy

Twoja Lista Projektów nie jest podręcznymi notatkami. Nie sporządzaj jej na szybko w biegu aby nie zrobić bałaganu. Do tego wykorzystaj inne narzędzia. Osobiście przeglądam i edytuję moją listę raz dziennie. Pomysły spisane w ciągu dnia w oddzielnym systemie (polecam GoogleKeep) przeredagowuję następnie do listy projektów (polecam OneNote), tak, aby wyglądały ładnie i konkretnie. Ważne jest aby nie poświęcać na to zbyt wiele czasu.

Budowa listy projektów

Opis projektu powinien być krótki i konkretny, ograniczony do kilku wyrazów. Pamiętaj, że nie jest to instrukcja wykonania zadania, ani jego szczegółowy opis. Te powinieneś przechowywać gdzie indziej. Nie porządkuj listy hierarchicznie, niech będzie to ogólny spis służący wyłącznie do „rzucenia okiem”. Powinieneś zgromadzić około kilkudziesięciu elementów listy.

No dobrze, mam listę, co teraz?

Lista Projektów jest bezwartościowa jeżeli nie będziesz do niej zaglądał. Wyrób sobie nawyk conajmniej codziennego spojrzenia na listę, abyś wiedział jakie obowiązki ciążą na Twoich barkach, ewentualnie co powinieneś wkrótce zacząć robić. Do spisu warto zaglądać w szczególnych sytuacjach, np. podczas planowania wypoczynku, czy przyjmowania nowych obowiązków.

Co zyskuję?

Są cztery powody, dla których warto zaopatrzyć się w Listę:

  • poprawa zdolności koncentracji – przechowywanie aktualnych zadań w głowie, obciąża naszą zdolność do myślenia. Przetrzymując projekty na zewnątrz, odciążamy swój umysł,
  • poprawa zdolności do relaksu – ciągły stres wynikający z obawy przed zapomnieniem o naszych sprawach nie pozwala na efektywny odpoczynek,
  • nieocenione informacje podczas planowania – gdy planujesz długi weekend na Mazurach, wystarczy, że spojrzysz na listę projektów, nie musisz na nowo zastanawiać się, co jeszcze zostało do zrobienia.
  • poprawa relacji – rozmawiając z ludźmi w domu, w pracy, warto znać szczegóły swojego zaangażowania w sprawy oraz swoją dostępność. Brak pełnej świadomości o obowiązkach generuje nieprzyjemne sytuacje związane z niepoprawnym transferem zobowiązań i nieuzasadnionymi odmowami.

Na moim przykładzie

Powyższe informacje powinny Ci wystarczyć do sporządzenia efektywnej listy projektów i odciążenia swojego umysłu zaległymi sprawami. Postanowiłem jednak dodatkowo podać swój przykład aktualnej listy projektów. Wklejam poniżej screena z aplikacji OneNote z moimi bieżącymi zadaniami. Nie chowaj do mnie urazy, że część z nich zasłoniłem. Niektóre są po prostu zbyt prywatne. Zależało mi aby był to prawdziwy, nieudawany spis, żebyś mógł zobaczyć jak w praktyce wygląda Lista Projektów.

Lista projektów

W momencie pisania tego artykułu na mojej liście projektów znajduje się 28 pozycji, nie wszystkie zmieściły się na screenie. Zauważ, że są to tylko tytuły projektów. Służą do odciążenia Twojego umysłu. Masz mieć świadomość, że nie musisz o wszystkim pamiętać. Plany Twoich projektów powinny znajdować się w innym miejscu, nie tutaj. Stwórz sobie na nie oddzielny folder lub umieść je w aplikacji typu OneNote. Jest to temat na oddzielny wpis:) Na przykład mój projekt „Zrobić półkę nocną” nie mówi nic o tym jak to zrobić i kiedy. Informacje odnośnie pomysłów, wolnych terminów, listy zakupów przetrzymuję w innym miejscu. Najważniejsze jest to, żebyś wiedział gdzie są zgromadzone wszystkie Twoje sprawy.

 

Przeczytaj także: Jak zorganizować miejsce pracy

Podziel się wiedzą!Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn